Подача тендерної документації — це не «залив файли й натиснув Відправити». Це набір із 8-12 файлів, які треба правильно сформувати, підписати КЕП, у певному форматі і у строго відведений час. Помилка на будь-якому з етапів — і ваша пропозиція відхиляється на адміністративній стадії, ще до розкриття цін.
Цей гайд розкладе по кроках, як зібрати пакет документів, як правильно накласти КЕП, що робити з дедлайнами і як не втратити пропозицію через технічну дрібницю.
Що входить у тендерний пакет
Точний склад залежить від того, чи це відкриті торги, спрощена процедура чи закупівля малої вартості. Але в 90% випадків пакет виглядає так:
- Тендерна пропозиція — форма з ціною, строком виконання, гарантією. Це основний документ, який замовник розкриє на аукціоні.
- Технічна пропозиція — детальний опис того, що саме ви пропонуєте. Найкраще — таблиця «Вимога ТЗ / Ваша відповідь».
- Кваліфікаційні документи — витяг з ЄДР, довідки з ДПС, підтвердження досвіду.
- Забезпечення пропозиції — банківська гарантія, страховий поліс або грошові кошти (якщо тендер це вимагає).
- Проєкт договору — часто замовник просить підписаний проєкт або згоду з проєктом договору.
Формат файлів
Стандарт для Prozorro — PDF для текстових документів і Excel/DOC для таблиць характеристик. Максимальний розмір одного файла — 100 МБ (реально краще тримати до 20 МБ, щоб майданчик не «підвисав»). Назви файлів латиницею, без пробілів і кирилиці: «tender_proposal.pdf», а не «Тендерна пропозиція.pdf».
Як формуються файли з ТЗ
Замовник у своєму оголошенні дає тендерну документацію — часто це PDF або DOC на 30-80 сторінок. Ваша задача — не «переказати своїми словами», а зробити точну відповідність у своїй технічній пропозиції.
Таблиця відповідності
Найелегантніший формат — двоколонкова таблиця:
- Ліва колонка: цитата з ТЗ (наприклад, «Папір А4, 80 г/м², білий, 500 арк./пач.»).
- Права колонка: ваша пропозиція («Пропонується папір Xerox Business, А4, 80 г/м², білий, 500 арк./пач., сертифікат ISO 9001 додається»).
Замовник дивиться на такі таблиці за секунди — «повне співпадіння / не співпадіння». Якщо ви пишете вільним текстом на 5 абзаців, є ризик, що щось загубиться і вас відхилять за «неповну відповідність».
КЕП: як підписати кожен файл
Усі файли, які ви завантажуєте, мають бути підписані КЕП. Це не пусте формальне вимагання — замовник справді перевіряє валідність підписів через ЦСК і без валідного КЕПа ваша заявка недійсна.
Три способи накладення
- Через Дія.Підпис (хмарний КЕП). Завантажуєте PDF в застосунок → підписуєте → отримуєте файл з розширенням .p7s. Зручно для 1-2 документів.
- Через файловий КЕП і застосунок «Користувач ЦСК». Підходить, коли документів багато — можна підписати пакетом.
- Прямо на майданчику. Більшість майданчиків мають вбудований підписант — завантажили файл, обрали КЕП, підтвердили паролем.
Практична порада: підпишіть усі файли ЩЕ ДО того, як почнете заповнювати форму на майданчику. Один раз бачив, як людина завантажила 8 непідписаних PDF за 15 хвилин до дедлайну і не встигла їх підписати через збій ЦСК — заявка не пройшла.
Дедлайни: правило «мінус 24 години»
Технічний дедлайн — це час, коли на майданчику закривається кнопка «Подати пропозицію». Але це не той час, коли ви маєте починати завантаження.
- За 24 години до дедлайну — усі файли мають бути готові і підписані КЕП.
- За 6 годин — усе завантажено на майданчик і ви пройшли передперевірку.
- За 2 години — фінальне натискання «Подати». Якщо в останні 30 хвилин майданчик або ЦСК ляжуть — у вас все ще є буфер.
Поправки до оголошення
Замовник має право змінювати ТЗ до певного моменту. Якщо це сталось за день до дедлайну — ваш пакет вже не відповідає новим вимогам. Обов'язково перевіряйте оголошення ЩОДНЯ і підпишіться на сповіщення від майданчика.
Типові технічні помилки
- PDF з захистом від друку — деякі майданчики не можуть відкрити такі файли.
- Скани дуже низької якості (менше 200 dpi) — замовник має право відхилити «нечитабельний» документ.
- Підпис не тим ключем — використали особистий КЕП замість КЕП ФОП/юрособи.
- Файл більше 100 МБ — не завантажиться.
Що далі
- Складіть свій шаблон пакета документів раз — і використовуйте на кожному тендері.
- Пропишіть особисті дедлайни: -24 год, -6 год, -2 год.
- Тримайте резервний КЕП: хмарний як основний, файловий як резерв.
Далі — КЕП для тендерів та Checklist документації учасника.