Половина відхилень пропозицій у Prozorro — через неповний або прострочений пакет документів. Цей гайд — практичний чек-лист з 18 позицій, який ви можете розпечатати, повісити біля робочого місця і йти по ньому перед кожною подачею. Розбитий на 4 групи: обовʼязкові, кваліфікаційні, специфічні для галузі, договірні.
Група A. Обов'язкові документи
Ці 6 документів потрібні у 100% тендерів. Без них — автоматичне відхилення на етапі адміністративної перевірки.
- Витяг з ЄДР. Формат: PDF, безкоштовно з usr.minjust.gov.ua. Термін дії: 30 днів на момент подачі. Готуйте новий кожні 3-4 тендери.
- Довідка з ДПС про відсутність податкового боргу. Формат: PDF з електронного кабінету платника. Термін дії: 30 днів. Отримання: 5-10 хвилин у кабінеті, або 15 хвилин у ДПС особисто.
- Довідка про відсутність заборгованості з ЕСВ (єдиний соціальний внесок). Формат: PDF з кабінету ФОП або з pev.pfu.gov.ua. Термін дії: 30 днів.
- Довідка з МВС про несудимість для директора / ФОП. Формат: PDF з cdr.gov.ua (1 день) або особисто (3-5 робочих днів). Вимагається у 60% тендерів понад 100 тис. ₴.
- Копія паспорта директора / ФОП. Формат: сканований PDF, всі сторінки з підписом і фото. Термін дії: без обмежень.
- ІПН (ідентифікаційний код). Формат: сканована картка або витяг з реєстру. Термін дії: без обмежень.
Група B. Кваліфікаційні документи
Ці документи підтверджують, що ви маєте досвід і ресурси для виконання. Вимагаються у 70% тендерів.
- Довідка про досвід. Формат: PDF-таблиця з переліком виконаних договорів за останні 2-3 роки: замовник, предмет, сума, дата. Дедалі — з підтверджуючими актами.
- Копії актів виконаних робіт за 3-5 попередніх контрактів. Формат: скани PDF, з підписами обох сторін.
- Довідка про матеріально-технічну базу. Формат: перелік обладнання, транспорту, приміщень з правовстановлюючими документами (договори оренди, право власності).
- Довідка про кадровий склад. Формат: перелік працівників з посадами, кваліфікацією і копіями трудових. Обережно з ФОП без найманих — тут може бути «плюс» або «мінус» залежно від ТЗ.
- Фінансова звітність за останній рік. Для ФОП на єдиному податку — форма 3-ДФ або декларація єдинника. Для юросіб — форма 1 і 2.
Група C. Специфічні для галузі
Тут вимоги залежать від того, що ви пропонуєте. У ТЗ прямо вказано, які саме сертифікати вимагаються.
- Ліцензія на діяльність (для видів, що потребують ліцензування — медицина, освіта, будівництво, охорона). Формат: скан ліцензії з дати видачі і терміну дії.
- Сертифікат ISO 9001 — система управління якістю. Часто вимагають у тендерах великих замовників. Отримання: 2-4 місяці, ціна від 20 тис. ₴.
- Сертифікат ISO 14001 — екологічний менеджмент. Специфічний для будівництва, промисловості.
- Сертифікати відповідності продукції (ДСТУ, ТУ). Формат: скан з реєстру УкрСЕПРО або відповідного органу.
- Дозвіл на використання праці — для тендерів у сфері охорони, важкої техніки, роботи з небезпечними речовинами.
Практичне правило: замовляйте сертифікати «на виріст» — навіть якщо в поточному тендері вимоги немає, ISO 9001 відкриває доступ до 30-40% додаткових тендерів. Окуповується за рік роботи в Prozorro для активного постачальника.
Група D. Договірні документи
- Проєкт договору (або підписаний проєкт договору). Замовник додає шаблон у ТЗ — учасник має його погодити або внести правки на етапі подачі.
- Забезпечення тендерної пропозиції — банківська гарантія, страховий поліс або депозит. Обов'язкове у тендерах понад 300-500 тис. ₴.
Як організувати роботу з документами
Хмарна папка з шаблонами
Створіть у Google Drive чи Dropbox папку «Тендери» з підпапками:
- Обов'язкові актуальні — сюди складаєте свіжі витяги/довідки, оновлюєте кожні 30 днів.
- Кваліфікаційні — сертифікати, ліцензії, тут все з довгим строком дії.
- Досвід — акти, договори, портфоліо.
- Шаблони — заповнені бланки на 90%, для швидкого адаптування під конкретний тендер.
Календарний трекер
Внесіть у Google Calendar нагадування:
- За 5 днів до закінчення витягу ЄДР — оновити.
- За 30 днів до закінчення сертифіката — почати процес продовження.
- За 60 днів до закінчення ліцензії — подавати документи на переоформлення.
Автоматичні нагадування Vluchno
Якщо використовуєте сервіс моніторингу — він може відстежувати терміни ваших документів і надсилати сповіщення в Telegram. Це знімає ризик забути про прострочення в самий невдалий момент.
Типові помилки
- «Довідка вчора закінчилась» — не встиг оновити.
- «Скан низької якості» — не читається, замовник відхиляє.
- «Не той сертифікат» — довідка про відсутність боргу з іншої юрособи.
- «Не підписано КЕПом» — файл є, а підпису немає.
Що далі
- Пройдіть цей чек-лист і виправте прогалини ЩЕ ДО пошуку першого тендера.
- Створіть свою систему нагадувань про терміни.
- Раз на квартал — ревізія всіх документів.
Дивіться також: Які документи потрібні для тендеру Prozorro та Як подати тендерну документацію.