Які документи потрібні для тендеру Prozorro

Половина ФОП відхиляються у тендерах не через ціну й не через якість, а через бракуючий чи прострочений документ. Скорочений витяг з ЄДР, ліцензія, що закінчилась вчора, забутий сертифікат — і все, вас вилучено з конкурсу. Цей гайд — про те, які документи потрібні, коли їх розраховують, де їх брати й як організувати так, щоб нічого не забути.

Документи ділються на чотири категорії: базові (обов'язкові для будь-якого тендера), кваліфікаційні (залежно від сфери), технічні (для складних проєктів) і договірні (забезпечення).

Базові документи (обов'язкові)

Ці документи потрібні у 100% тендерів. Без них вас одразу відхилять на етапі адміністративної перевірки.

Витяг з Єдиного державного реєстру (ЄДР)

• Де брати: usr.minjust.gov.ua (безплатно, 2 хвилини).
• Вимога: Не старше 30 днів на момент подачі пропозиції. Замовник перевіряє дату друку.
• Формат: PDF з автентичним печатка і підписом (обов'язково!).
• Що включає: Ваш ЄДРПОУ, ПІБ, адреса, стан реєстрації (активний/припинений).

Довідка з податкової служби

• Де брати: Кабінет платника (безплатно) або особисто у ДПС (з паспортом, 15 хвилин).
• Вимога: Сертифікат щодо відсутності податкового боргу. Не старше 30 днів.
• Формат: Виписка у форматі PDF з печаткою.

Довідка про відсутність заборгованості перед НАССС

• Де брати: pev.nssf.gov.ua (лічниий кабінет ФОП, 10 хвилин) або замовити в НАССС.
• Вимога: На виписці не має бути заборгованості по ЕСВ (єдиному соціальному внеску).

Довідка про відсутність судимості й заборогованості перед МВС

• Де брати: Місцевий відділ МВС (безплатно, 3-5 робочих днів) або у кримінальному реєстрі (cdr.gov.ua, онлайн, 1 день).
• Чому потрібна: У великих тендерах замовник перевіряє, немає у вас судимості за економічні злочини.

Кваліфікаційні документи (залежно від тендера)

Замовник включає ці вимоги в технічне завдання залежно від складності проєкту.

Сертифікати й ліцензії

• Приклади: Ліцензія на елекромонтажні роботи, сертифікат ISO 9001, дозвіл SIL на обробку даних, сертифікат компетентності майстра.
• Вимога: Дійсна на дату подачі пропозиції. Сертифікат, що закінчується завтра — вже не валідний.
• Де брати: Видавці сертифікатів (органи акредитації) або СУП (система управління якістю).
• Термін дії: Обов'язково перевіряйте дату зупинення на сертифікаті.

Портфоліо & довідка про досвід

• Формат: Список завершених проєктів з датами, описом, сумами й контактами замовника.
• Вимога у ТЗ: часто прописується як «мінімум 5 контрактів за останні 2 роки на суму від 500 000 ₴ кожен».
• Як підготувати: Залучіть експорт контрактів з вашої бухгалтерії, додайте посилання на реалізовані проєкти (фото, відео, посилання на вебсайт).

Технічні документи (для складних тендерів)

Якщо ви подаєте пропозицію на будівництво, розробку чи обладнання:

Специфікації й креслення

• Що це: Детальний опис того, що ви пропонуєте (матеріали, параметри, якість).
• Формат: PDF з рисунками (для будівництва — креслення в AutoCAD або PDF) або Excel-таблиця з характеристиками товарів.

Гарантійні листи

• Якщо товар: Копія гарантійного документа від виробника (період гарантії має бути не менше вимоги в ТЗ).

Договірні документи й забезпечення

Про забезпечення тендерної пропозиції детальніше: Забезпечення тендерної пропозиції.

Забезпечення тендерної пропозиції

• Коли обов'язкове: У тендерах понад певну суму (часто 300 000 ₴ вже може вимагати забезпечення).
• 3 варіанти: Банківська гарантія, страховий поліс або грошові кошти на рахунку майданчика.

Організація документів: практичний чек-лист

Перед подачею любого тендера перевірте:

Найгорша помилка — завантажити прострочений сертифікат або забути оновити витяг з ЄДР за 5 днів до дедлайну. Ви не зможете виправити — тільки наступний раз буде кращий. Прапорцуйте дати в календарі, щоб оновлювати документи за тиждень до необхідності.

Як зберігати документи на майданчику

На SmartTender, E-Tender й інших майданчиках є розділ «Профіль постачальника» → «Документи». Залийте туди всі базові документи одразу:

• Витяг ЄДР (актуальний).
• Довідки ДПС, НАССС, МВС.
• Всі сертифікати (навіть ті, що не завжди потрібні).
• Копія паспорта.
• Портфоліо (як один PDF-файл).

Після цього при подачі пропозиції вам не потрібно кожного разу рити файли — ви просто позначаєте, які документи прикріпити до цього конкретного тендера.

Коли ви впевнені, що у вас усе готово, приходить час шукати свої тендери. Дивіться Перший тендер для ФОП або відразу переходьте до каталогу тендерів. Зареєструйтесь у Vluchno, щоб система вам за раз нагадала, коли потрібно оновити документи.