Як подати заявку на тендер Prozorro — покроково

Перша подача заявки в Prozorro — це квест: КЕП, майданчик, ЕЦП, ID тендера, забезпечення пропозиції, ТЗ, файли DOCX, PDF, SIG… За 10 хвилин легко «потонути» у термінах. Цей гайд — покроковий чек-лист від нуля до успішно поданої пропозиції.

Що потрібно ДО першої подачі

1. Кваліфікований електронний підпис (КЕП / раніше ЕЦП)

Без КЕП участь неможлива. Це фізично файл (.key + .pfx) плюс пароль, або токен-ключ у пластиковій «флешці».

• Де взяти: АЦСК Приват24 (безкоштовно для ФОП з рахунком у Приват), АЦСК Дія, АЦСК ІДД ДПС.
• Термін дії: 1 або 2 роки. Ставте нагадування за 30 днів до закінчення — інакше в самий важливий момент він протухне.
• Що робити з КЕП: тримайте на окремому носії (не на робочому ноуті). Пароль — у password-менеджері.

2. Реєстрація на майданчику

Prozorro — це не сам майданчик, а шина даних. Подача відбувається через одного з 20+ авторизованих майданчиків. Найпопулярніші:

• SmartTender — простий інтерфейс, підходить для перших торгів.
• Zakupki.Prom.ua — від Prom Group, зручний для тих, хто вже там.
• Newtend — простий, дешевий.
• DZO — офіційний, для юридичних осіб.

Реєстрація на будь-якому майданчику автоматично дає вам доступ до всіх тендерів Prozorro (це вимога закону — операційна сумісність).

3. Реквізити ФОП і банківський рахунок

Заповніть у профілі майданчика:

• ЄДРПОУ / РНОКПП;
• Юридичну адресу (з реєстрації);
• IBAN для отримання оплати за виконаним контрактом;
• КВЕД-и — вкажіть ВСІ, що дозволяють вашу діяльність.

Крок 1: Знайдіть підходящий тендер

Оптимальна процедура — відкриті торги (публічна прозора конкуренція) або відкриті торги з особливостями (для оборонки та критичних потреб на час воєнного стану).

Ідіть на prozorro.gov.ua або на майданчик і фільтруйте за:

• CPV-кодами вашої ніші;
• областю замовника;
• сумою (ваш діапазон);
• терміном подачі (мінімум 5 днів!).

Або використовуйте AI-моніторинг (наприклад, наш сервіс) — це замінює ручний пошук на автоматичний дайджест.

Крок 2: Уважно прочитайте тендерну документацію

У кожному тендері є ТЗ (технічне завдання). Витягніть з нього:

1. Предмет закупівлі — точна назва товару/послуги.
2. Кількість / об’єм — скільки, чого, з якою специфікацією.
3. Строк постачання — коли має бути виконано.
4. Місце постачання — куди везти або де виконувати.
5. Обов’язкові документи від учасника:
   • Витяг з ЄДР (не старше 30 днів);
   • Сертифікати відповідності (для товару);
   • Ліцензії (для регульованої діяльності);
   • Довідка про відсутність заборгованостей у податковій;
   • Довідка про відсутність корупційних правопорушень.
6. Забезпечення пропозиції — часто 0.5-3% від очікуваної суми, вноситься на рахунок Prozorro; повертається протягом 5 днів після закінчення торгів.
7. Кваліфікаційні критерії — досвід, штат, обладнання.

Крок 3: Заповніть цінову пропозицію

На майданчику знайдіть кнопку «Взяти участь» / «Подати пропозицію». Введіть:

• Ціну без ПДВ і ціну з ПДВ (якщо ви платник ПДВ);
• Для кожної позиції окремо — якщо тендер багатолотовий;
• Термін дії пропозиції — зазвичай 90 днів.

Порада: не ставте «круглу» ціну (напр., 100 000 ₴). У фазі аукціону вам треба буде знижувати з кроком мінімум 0.5%. Ставте, наприклад, 99 850 ₴ — це залишає більше маневру.

Крок 4: Прикріпіть документи

Кожен файл підписується КЕП. Формати — PDF, DOCX, XLSX. Обмеження на розмір — 100 МБ на файл.

Чек-лист документів (типовий):

• Тендерна пропозиція (форма з ТЗ) — PDF, підписана КЕП;
• Витяг з ЄДР — PDF;
• Сертифікати / ліцензії — PDF;
• Довідка з податкової — PDF;
• Довідка щодо відсутності підстав для відмови (за ст. 17 Закону про публічні закупівлі) — DOCX з підписом КЕП;
• Гарантійний лист про виконання термінів — DOCX;
• Копія паспорта (для ФОП) — PDF.

Крок 5: Внесіть забезпечення пропозиції

Якщо тендер вимагає забезпечення (сума вказана у ТЗ) — переведіть кошти:

• На рахунок майданчика (найпростіше — за 2-3 хвилини);
• Або надайте банківську гарантію (для великих сум — €50k+).

Гроші заблоковуються до кінця торгів. Якщо ви не виграли — повертаються за 5 робочих днів.

Крок 6: Підтвердіть подачу

Натисніть «Подати пропозицію». Система запросить ще раз підписати підсумковий пакет КЕП-ом. Це фінальна дія.

Після цього:

1. Ви отримаєте email-підтвердження з ID пропозиції.
2. Пропозиція йде у чергу і не відображається публічно до моменту розкриття (за законом — після дедлайну подачі).
3. Дочекайтесь аукціону — це відбувається зазвичай наступного робочого дня після розкриття.

Крок 7: Беріть участь в аукціоні

Аукціон триває ~15 хвилин (3 раунди по 5 хвилин на пониження ціни). На майданчику ви бачите поточні ставки конкурентів (без імен). Ваше завдання — реально оцінити, наскільки нижче ви готові піти.

Правило: ніколи не опускайтесь нижче собівартості + 10% мінімальної маржі. Немає гіршого сценарію, ніж виграти тендер і не виконати його — тоді вас внесуть до переліку недобросовісних постачальників на 2 роки.

Крок 8: Після перемоги

Якщо ви перший за ціною після аукціону — замовник розглядає вашу пропозицію 5 робочих днів. Може попросити уточнення. Готуйте:

• Оригінали документів для перевірки;
• Проєкт договору (підписати в Prozorro за 7 днів після повідомлення про переможство);
• Забезпечення виконання договору (якщо вимагається — зазвичай 5% від суми).

Часті помилки початківців

1. Не встигли з КЕП — ключ закінчився за день до дедлайну.
2. Забули підписати один з файлів — вся пропозиція відхилена.
3. Ставка на аукціоні виявилась нижчою за собівартість — виконати не змогли, потрапили у чорний список.
4. Не прочитали пункт про обов’язкову ліцензію — сподівались «підуть без».
5. Замість українських документів завантажили російськомовні — автоматичне відхилення.

Порада: перші 2-3 тендери ставте як «навчальні» — не задля перемоги, а щоб пройти всю процедуру і зрозуміти. Оберіть маленькі тендери (до 50 000 ₴), де немає жорсткої конкуренції.

Далі — читайте Як виграти тендер малому бізнесу.